Proteggiti dalle sospensioni su Amazon: l'importanza della documentazione accurata

Scopri perché è importante documentare puntualmente le tue relazioni commerciali e come farlo per proteggerti da sospensioni e problemi di autenticità su Amazon.

La vendita su Amazon è molto competitiva, la concorrenza è molto vicina, si combatte per vendere sul prezzo, per la velocità del servizio, per conquistare visibilità organica, si spende per le campagne di adv.
Già questo avvisa i venditori che l’ambiente non è facile.
I problemi possono arrivare da molte parti, ma spesso i venditori sottovalutano il complesso delle regole che si accettano quando si inizia a vendere su Amazon.

È vero che la Direttiva Omnibus - Direttiva (UE) 2019/2161, introduce diverse nuove regole per i marketplace che vendono prodotti o servizi ai consumatori per dare una maggiore protezione ai consumatori, intesi sia come clienti finali che comprano, che come venditori presenti sulla piattaforma.

Ma ci sono degli aspetti molto importanti su cui bisogna porre molta attenzione.

L'importanza di avere una documentazione accurata

1 - Dimostrare la natura indipendente dell’attività

Ogni venditore che opera sui marketplace deve sempre dimostrare la natura indipendente della sua attività.

La documentazione accurata delle relazioni con i partner commerciali e i servizi esterni è un elemento chiave per il successo e la protezione dei venditori su Amazon. Fornisce una solida base per affrontare eventuali problemi futuri e proteggersi da sospensioni ingiuste o azioni legali dannose.

Ogni azienda ha partner commerciali

• distributori

• fornitori

• agenzie di pubblicità

• servizi di terza parte

• …

Il venditore deve documentare sempre la natura delle relazioni con ciascuna delle parti.
Spesso i venditori sono sospesi a causa di presunte connessioni con altri account sospesi. Il venditore deve dimostrare che la sua attività è completamente separata e indipendente da qualsiasi altra attività coinvolta nella sospensione.

2 - Contratti scritti e conservazione dei documenti

È essenziale stipulare contratti scritti con i partner commerciali e conservare accuratamente i documenti relativi alle transazioni. Questo permette di avere una prova tangibile delle relazioni commerciali e delle transazioni effettuate, in modo da poter dimostrare la propria posizione in caso di controversie o reclami.

• Contratti scritti con i partner commerciali

• Conservare i documenti relativi a tutte le transazioni commerciali, quali fatture, bollette, accordi di pagamento.

Questi documenti forniranno una traccia chiara delle tue attività commerciali e della tua relazione con i partner esterni.

La corretta documentazione delle relazioni con i partner commerciali e i servizi esterni è fondamentale per il successo e la protezione dei venditori su Amazon.

È importante stipulare contratti scritti, conservare i documenti relativi alle transazioni e revocare l'accesso ai vecchi utenti. La documentazione adeguata rappresenta uno strumento potente per garantire la tua reputazione e l'integrità del tuo account su Amazon.

3 - Revoca dell'accesso ai vecchi utenti

Un'altra pratica importante è la revoca dell'accesso ai vecchi utenti o collaboratori che non sono più coinvolti nelle attività commerciali. Questo garantisce la sicurezza e l'integrità dell'account, evitando potenziali abusi o violazioni di sicurezza da parte di persone non autorizzate.

Modifiche all’azienda, cambi di proprietà e informazioni aziendali

Quando si gestisce un'attività su Amazon, è fondamentale prestare attenzione alla corretta documentazione dei cambiamenti di proprietà e struttura aziendale. Questo assicura la continuità delle operazioni e la conformità alle politiche dell'azienda.

1 - Documentazione dei cambiamenti di proprietà

La documentazione accurata dei cambiamenti di proprietà è essenziale per assicurarsi che l'account Amazon rimanga attivo e operativo. È importante aggiornare le informazioni sull'account e fornire documenti validi che dimostrino il trasferimento legittimo della proprietà, come contratti di vendita e registri aziendali.

2 - Documentazione dei cambiamenti nella struttura aziendale

Oltre alla proprietà, è cruciale documentare i cambiamenti nella struttura aziendale, come la modifica dei soci o la ristrutturazione interna. Questi cambiamenti possono influire sull'accesso all'account, sulle autorizzazioni degli utenti e sulle responsabilità aziendali. Assicurarsi di aggiornare le informazioni sull'account e fornire documenti pertinenti, come accordi di partnership o modifiche statutarie.

Molto banalmente, Amazon può respingere un documento che ha un nome diverso da quanto Amazon chiede e si aspetta di ottenere.

3 - Siate proattivi

È un consiglio importante. Se cambia la tua sede legale, comunica immediatamente ad Amazon la variazione. Non aspettare che Amazon verifichi il tuo account, lo sospenda temporaneamente in attesa dell’invio del documento richiesto. In questo caso, la procedura rischia di allungarsi nel tempo.

3 - Importanza della documentazione corretta

La documentazione corretta è importante per garantire la conformità alle politiche di Amazon. L'azienda richiede trasparenza sulle relazioni aziendali e sulle responsabilità. Fornire documentazione accurata dimostra l'impegno nel rispettare le regole di Amazon, facilitando anche il processo di revisione o verifica da parte di Amazon.

4 - Protezione legale e risoluzione di dispute

La documentazione adeguata dei cambiamenti di proprietà e struttura aziendale può anche offrire protezione legale. In caso di dispute o azioni legali future, i documenti validi e firmati possono dimostrare i dettagli delle transazioni effettuate e proteggere l'azienda da rivendicazioni indesiderate.

5 - Protezione del brand, protezione del design

Non basta essere presenti con un marchio registrato su Brand Registry.
Le aziende che posseggono brevetti e documenti di protezione del design devono raccoglierli ed esibirli, sia quando fosse richiesto da Amazon, che quando fosse necessario tutelare il proprio prodotto da imitazioni o copycat.

• Allarga la protezione del tuo brand e dei tuoi prodotti.

• Controlla con attenzione la diffusione dei segni distintivi.

• Regola con una documentazione appropriata l’utilizzo dei tuoi loghi, delle tue immagini, dei tuoi segni distintivi. Non lasciare scoperta questa area cruciale.

Solo perché si può fare, non farlo

Ho maturato la convinzione che Amazon vuole venditori che pensano a lungo termine e che non giocano a breve termine con il sistema.
Non cercare scorciatoie, non seguire le sirene che trovi anche nei forum dei venditori, non ascoltare chi ti dice di provare a fare qualcosa che sai che non si può fare.

Quando il tuo account viene sospeso o quando accadono altre cose che comportano sospensioni e perdite di entrate, questo importo supera di gran lunga quello che avresti guadagnato solo vendendo i prodotti.